Для вашей встречи предлагаю такой формат:

От каждой команды приходит 1 человек. (командир или замком)
И приходит участник конфликта. (в данном случае Ретал)


Удобства такого формата:
1. Нужно согласовать время для малого количества людей. (6 человек)
2. На встрече будет по делу, а не базар.