ИМХО.
Форум не самый удобный способ массового оповещения. Раньше эту функцию выполняли командники(для локальных мероприятий). Крупных было мало и они были известны, а также анонсировались задолго до дня Х. А еще все обленились.

Посему - популяризация мессенджеров, где есть группы/каналы. Организаторы, готовя свое мероприятие сами должны озаботится об информационном сопровождении. Пост региональный, посты в соответствующих темах соседних областей, соцсети и информация в мессенджеры. В информирование входит только сжатая информация и ссылка на мероприятие, а также призыв добавлять страйкболистов. В мессенджерах НИКАКОЙ лишней информации.

Если принять такой стандарт, то ситуация станет лучше.