Предлагаю решить вопрос с фотографиями раз и навсегда.

Например так.
После игры фотографы нарезают диск с фотками и высылают организаторам.
Организаторы сливают в один комплект и отсылают в города из которых были игроки. Далее диск размножается самостоятельно.

Перед игрой фотографам желательно объявиться перед организаторами. Тогда будет понятно что наполнение диска закончилось.